Hub Sales : l'outil pour générer des ventes

Véritable logiciel de vente tout en un, il s’est rapidement imposé comme une solution commerciale incontournable pour bon nombre d’entreprises de toute taille en quête de croissance et de leviers pour mieux cibler et interagir avec leurs leads.

Comme nous allons le voir, dans cet article, la plateforme peut vous permettre d’accéder à différents outils de prospection suivant l’abonnement qui conviendra le mieux à votre structure tel que Hub Sales Starter, pro ou Entreprise. L'utilisation de la partie transactionnelle via le pipeline de vente va quant à elle, permettre d’orchestrer l’ensemble de vos deals, selon les différentes phases de votre tunnel de conversion.

Ce dernier sera modulable en fonction de vos différents processus de conversion le but étant pour les commerciaux, directeurs ou encore dirigeants de pouvoir comprendre en un clin d’œil l’état d’avancement des différentes opportunités commerciales (qualifiées) ou dans le cas contraire de détecter les éventuels blocages dans certaines phases du pipeline.

Partant de ce centre de pilotage de vos opportunités, vous serez en mesure d’utiliser différentes extensions d’aide à la vente comme les liens de réunions, workflows, devis, prévisions de vente, rapports et tableaux de bords... pouvant fonctionner en véritable synergie avec les autres briques de la Hubspot suite comme le Hub Marketing, afin de permettre un véritable alignement de vos équipes Marketing comme Sales et ainsi vous aider au pilotage de votre stratégie de développement au travers d’un CRM véloce.

Au-delà de l’aspect de communication interéquipe, l’utilisation de ces outils commerciaux vous permettra également de mettre en place certaines automatisations de gestion et de pré-qualification dans le CRM, afin de vous avertir en temps réels de toute interaction effectuée par un prospect avec l’un de vos contenus décisionnels mis à leur disposition.

Afin de vous aider à mettre le pied à l’étrier, notre équipe à compiler pour vous un recueil des fonctionnalités les plus performantes par la plupart de nos clients ayant au moins une version Sales pro. Il est important à noter que le système fonctionne de manière un peu particulière en ce qui concerne la partie commerciale.

En effet, il vous faudra attribuer des "sièges" à vos commerciaux, afin qu’il puisse accéder à l’ensemble des fonctionnalités. Ces sièges sont aux nombres de deux sur une version starter et cinq pour la version pro. Comme évoqué précédemment, vous serez également en mesure de créer plusieurs pipelines pour reproduire vos processus de vente dans Hubspot en fonction de votre abonnement.

Deux pipelines maximum dans la version Sales Starter et jusqu’à quinze pipelines pour la version Sales Pro. Avec ces quelques chiffres, vous êtes déjà à même de pouvoir vous faire une idée sur le type d’abonnement dont vous pourriez avoir besoin pour commencer votre aventure avec la plateforme. Nous allons maintenant évoquer les différents outils qui peuvent être de sérieux game changer si vous êtes à la recherche d’une alternative viable par rapport à des outils comme Salesforce, Selssy CRM, Plezi, ou encore Pardot.

Lien d'agenda

Dédié à la prise de rendez-vous autonome, le calendrier de rendez-vous vous permet en quelques clics de paramétrer un calendrier interactif et simple d’utilisation pour vos prospects comme pour vos clients. Celui-ci se compose d’une partie calendrier classique avec différentes dates afin que votre cible puisse en sélectionner une selon ses disponibilités, puis il sera en mesure de réserver la périodicité du meeting selon un menu de choix (ex : 30 minutes, 45minutes, 1h00 etc…).

À savoir : le calendrier affichera les dates, horaires disponibles et périodicité des rendez-vous selon les éléments paramétrés en amont, lors de la création du lien d’agenda, mais également par rapport aux plages actuellement disponibilités dans votre agenda, dans le but d’éviter la réservation de créneaux déjà pris. Un premier lien de réunion devra être configuré afin de permettre la mise en place des autres typologies de rendez-vous disponibles.

Un formulaire peut être mis en place en bout de réservation, afin de demander à votre prospect de remplir certaines informations en prévision de votre échange avec lui. Le but étant d’enrichir sa fiche contact et de fournir un maximum de renseignements clés au commercial concerné par le meeting à venir.

Le meeting sera ensuite bloqué automatiquement dans l’agenda (Gmail, Outlook, etc…) de votre lead, ainsi que dans le vôtre, grâce à l’extension précédemment évoquée. Enfin, le meeting en question sera consigné dans la fiche contact de votre lead ou s’il s’agit d’un nouveau lead, Hubspot se chargera pour vous de créer une nouvelle fiche avec l’ensemble des renseignements dans le formulaire en bout de parcours.

Tips du héros : Pensez à demander à votre lead des informations sur le/les produits et services qui l’ont poussé à prendre rendez-vous avec vous. Cela permettra à votre commercial d’avoir déjà quelques leviers commerciaux à enclencher lors de son premier échange avec lui.

La deuxième dimension à prendre en compte, c’est que ces renseignements pourront vous servir dans un deuxième temps, pour mettre en place des boucles d’e-mails de nurturing, s’il s’avère que le lead n’est pas encore éligible d’un point de vue business. On le catégorise généralement en tant que “bad timing” dans la propriété statut de lead d'Hubspot.

La troisième dimension à garder à l’esprit, c’est qu’il sera important pour votre entreprise d’avoir une base de données avec un maximum de renseignements sur vos contacts entreprise comme vos transactions. Plus votre base de données est riche en informations clés, bien construite et bien segmentée, meilleure seront les différents rapports et dashboards que vous pourrez produire pour vos différents reportings et futur pilotage de campagne.

Les 3 fonctionnalités clés essentiels de la solution :

Prérequis : Avoir téléchargé l’extension Hub Sales, Avoir connecté sa boîte mail à HubSpot et avoir créé au moins un premier lien de réunion pour utiliser les fonctionnalités de liens de groupe et Round Robin.

Le lien de rendez-vous en solitaire :

Comme son nom le laisse présumé, c’est le lien de rendez-vous par excellence pour les échanges en one-to-one, avec votre prospect. Pour le mettre en place, il vous suffira de vous rendre dans la partie “vente” puis dans “lien de réunion” et de configurer en quelques clics ce dernier en fonction de son objectif.

Vous serez également en mesure de paramétrer le nom de la réunion, la ou les durées possibles, l’intitulé et description qui apparaîtront dans votre agenda et bien d’autres éléments encore. Généralement, il vous faudra moins de cinq minutes pour le mettre en place.

Le lien de rendez-vous de groupe :

Vous avez besoin d’inclure plusieurs collaborateurs dans une même réunion, et vous souhaitez pouvoir faire matcher vos deux agendas ou plus, alors le rendez-vous collaboratif est la solution idéale. Tout comme la fonctionnalité vue ci-dessus, vous aurez juste à rajouter le collaborateur que vous souhaitez dans la case dédiée pour l’agenda de celui-ci soit automatiquement matcher avec le vôtre.

De ce fait, Hubspot ne proposera à votre prospect que des dates et heures où les deux collaborateurs sont tous les deux disponibles. Après validation du choix, les plages sélectionnées des agendas des différentes parties prenantes au meeting seront bloquées et un lien vers un salon (Google, zoom…) sera automatiquement généré. 

Le lien de rendez-vous Round Robin :

Envie de pouvoir répartir/lisser le remplissage des agendas de vos commerciaux lors de la génération d’un certain volume de prise de rendez-vous de prospects ? Le meeting en Round Robin est la solution à privilégier pour vous permettre d’effectuer ce type d’attribution automatique.

Les + de cet élément : Plus besoin de devoir passer un certain nombre de minutes à croiser les agendas de vos commerciaux pour être sûr qu’ils soient tous remplis de manière équilibrer. De plus, cela permet à la fois d’éviter des doubles réservations sur un même créneau et de proposer de plus grandes plages horaires de réservations pour vos prospects.

L’œil de l’expert : Maintenant que vous avez paramétré et sélectionné le ou les types de réunion, il ne vous reste plus qu’à placer ces derniers… Mais où aller vous donc les mettre pour réussir à convertir un maximum de leads ?

L’un des conseils que nous pouvons vous donner sera de les insérer dans des signatures classiques via un créateur de signature dédié. Mais cela, vous en conviendrez, est loin d’être aujourd’hui suffisant pour permettre de générer assez de flux entrants en base.

Aussi, voici quelques autres solutions alternatives que vous pouvez utiliser :

• Créer des bannières avec un outil comme Canva pour en faire un CTA image que vous pourrez mettre des pages porteurs de votre site
• Penser à créer des pop-up ciblés pour inviter des prospects plus avancés dans votre phase de cycle vie et ainsi ne pas solliciter vos commerciaux sur des leads froids
• Mettez en place un Chatbot Meeting, dont la fonction est justement de collecter quelques informations sur un prospect avant de “potentiellement” lui donner un lien pour s’entretenir avec l’un de vos commerciaux.

Modèles, séquences et blocs de texte

L’usage des modèles au quotidien peut devenir un réel accélérateur au sein de votre organisation, car au lieu de devoir retaper les sempiternels e-mails que ce soit pour envoyer un catalogue de votre entreprise, un retour après un premier contact avec un potentiel client ou encore un e-mail de remerciement pour la participation d’un événement particulier, pourquoi ne pas enregistrer des copies de ces derniers, afin de simplifier leur reproduction à plus grande échelle et ainsi vous évitez de faire des copier/coller.

Plus concrètement, cela consiste en la création ou l’import d’un email complet sous la forme d’une copie, que vous allez rentrer dans un template d’e-mail. L’énorme avantage de l'outil, c’est que vous pouvez en plus y insérer des tokens de personnalisation, (jeton permettant au CRM d’aller chercher certaines propriétés au sein des fiches de contacts, entreprises etc....) très utile pour l’envoi d’e-mails massifs personnalisés.

D’autre part, ces modèles seront utilisables dans Hubspot, tout comme depuis votre boîte mail. Ainsi, il ne vous reste plus qu’à constituer à votre tour votre propre bibliothèque de modèles d’e-mails.

Pour autant, vous allez peut-être trouver le système de modèle un tantinet rigide si d’aventure vous ne souhaitez que prendre des morceaux de ces e-mails. Hubspot a pensé à tout en incluant un autre outil appelé “snippets” (ou bloc de texte), vous donnant la possibilité de stocker des paquets d’infos dans des blocs. Ce faisant, tout au parti de vos collaborateurs sera à même de récupérer des blocs complets d’informations en deux clics pour les réutiliser dans différents e-mails semi-manuels et ainsi gagner en efficacité et productivité.

La seconde utilité de ces modèles d’émail et de pouvoir aussi s’utiliser dans des séquences de prospections. En effet, une fois vos templates créés vous serez déjà en mesure d’élaborer des scénarios de séquences. Lors de l’utilisation de l’outil Séquence, vous aurez la possibilité de créer un tunnel d’émail automatisé dans lequel il sera également possible d’enchâsser différentes tâches personnalisables, tel que s’envoyer un e-mail de notification, créer une tâche d’appel du prospect, ou encore créer une tâche personnalisée pour une action particulière. Ces différentes tâches iront ensuite se ranger dans votre onglet du même nom.

Tips du héros : Si vous possédez un compte Sales Navigator Team, pensez à installer l’intégration dans la marketplace des applications d’Hubspot. Cela vous permettra d’envoyer des InMail à vos prospects, mais également de leur envoyer une demande de connexion automatisée.

Enfin, après le lancement de vos premières séquences, modèles d’e-mails, Hubspot vous permettra de créer des rapports de performances concernant ces derniers. Vous retrouverez plus de détails à ce sujet dans la partie sur les avantages d’Hubspot Sales.

Automatisation

Pour permettre le déploiement et l’industrialisation à grande échelle des différents outils Hubspot précédemment cités, il n’est plus possible aujourd’hui d’effectuer chaque action de prospection de manière individuelle, c’est pourquoi la plateforme vous donne la possibilité de créer des tunnels d’actions (aussi appelé Workflow), vous permettant ainsi de mettre en place le déclenchement d’un certain nombre d’actions. Ces actions se décomposent en différentes étapes et catégories :

• Les retardateurs de temps : Élément indispensable pour échelonner l’ensemble de vos actions, les retardateurs de temps vous aideront à séparer vos différentes actions, que ce soit de quelques minutes à plusieurs jours en fonction de vos besoins stratégiques.

  À savoir : Hubspot vous permet aussi de mettre en place un retardateur calqué sur des événements/actions que vous attendez de la part d’un visiteur ou prospect. En effet, il est possible de bloquer un contact dans un workflows, tant que celui-ci n’a pas par exemple effectué une soumission sur un formulaire spécifique (ex:demande de démo, téléchargement d’un livre blanc...), n’a pas visité une certaine page ou landing page de votre entreprise ou même si vous attendez qu’une propriété qui lui est attachée soit modifiée (ex: propriété phase de cycle de vie : de Lead à MQL). Bien d’autres possibilités existent et nous vous encourageons à les découvrir.

• Les actions spéciales : Outre la possibilité en bout de workflow d’activer l’action “inscription à un autre workflow”, ce qui aura pour effet de transférer un contact d’un workflow A à B, vous avez de nouvelles options qui sont récemment arrivées dans les workflows Hubspot. Celle-ci dépend aujourd’hui d’un nouvel abonnement HubSpot, le Hub Operations Pro, que nous aborderons dans un article dédié. 

• Les typologies de communication internes : Vous permettant d’être extrêmement réactifs, ces actions sont très utilisées dans le traitement de leads à fort potentiels business pour les organisations. Que soit après la soumission à un formulaire de demande de démo, la visite d’une page, le changement d’une propriété clé pour votre entreprise ou tout autre élément/événement déterminant, vos commerciaux comme vous-même peuvent recevoir une notification d’alerte.

  Ces notifications peuvent prendre différentes formes, comme une notification d’e-mail, un e-mail complet à la charte de votre entreprise, un SMS ou encore une notification directement dans votre plateforme.

  À savoir : Les communications internes sont limitées aux utilisateurs ayant un accès à la plateforme.

• La typologie de communication externe : Le plus souvent utilisée par votre équipe marketing ou service, cette action vous permettra notamment de créer des boucles de nurturing, avec un nombre illimité d’e-mails automatisés. Vous pouvez également vous en servir pour automatiser l’envoi de certaines demandes comme celle de feedback d’expérience ou encore de remerciement pour la participation à un webinaire avec le replay de ce dernier.

  À savoir : pensez en amont de votre workflow à créer des templates de courriels aux couleurs et à la charte graphique de votre entreprise, avec des blocs de textes et d’images prédéfinis selon les typologies d’e-mails marketing que vous êtes susceptibles d’envoyer le plus souvent (ex: newsletters, offres, promotions, mises à jour logiciels etc…) De plus, même un collaborateur qui n’a pas l’habitude de rédiger des courriels marketings, sera tout à fait à même de suivre le chemin que vous lui aurez tracé.

• Les attributions automatiques : C’est tout simplement une automatisation de la possibilité d’attribuer un propriétaire aux contacts et entreprises au sein de votre CRM. Il est ainsi possible d’attribuer un propriétaire à un nouveau lead en base pour que ce dernier le traite et puisse vous le qualifier ou le déqualifier en fonction des critères de votre entreprise. Il est également possible de faire une attribution aléatoire.

  À savoir : Si vous souhaitez faire de la modification de masse de propriétaire de contact, sans passer par un workflow, cela est aussi possible, pour cela il vous suffit de créer une liste segmentée ou un filtrage directement dans l’onglet des fiches objets puis de sélectionner “attribution” et de choisir le collaborateur cible, puis de valider l’opération.

• La gestion de listes statiques : Que votre workflow soit arrivé à son terme, où que vous décidiez d’extraire une partie des contacts inscrits à une certaine étape de ce dernier, les actions de mise en liste statique seront à même de répondre à ce besoin (ex: génération d’une liste de personnes non-intéressés par vos produits/solutions en bout de workflow de nurturing pour les supprimer in fine de votre CRM).

• La gestion des publicités : Vous souhaitez cibler certaines typologies de prospects ayant précédemment émis un vif intérêt pour l’un de vos produits, services, logiciels via les réseaux sociaux payants ou réseaux de recherche payants ? Alors, cette fonctionnalité va grandement vous intéresser. En effet, avec un simple tunnel d’actions, vous allez pouvoir inclure différents prospects et clients dans des audiences personnalisées.

  Grâce au pixel de tracking installé via l’acceptation des cookies, vous serez en mesure de créer des audiences de retargeting de manière ultra-précise et pertinente. Le vrai bonus de l’utilisation de ce type de campagne d’acquisition de trafic, est qu’il revient souvent moins cher en termes d’investissement et représente à la fois une belle opportunité en termes d’impression unique, de taux de clics et in fine de conversion.

  À savoir : Hubspot vous donne la possibilité d’accentuer encore plus le focus sur certains contacts en fonction de leur phase de cycle de vie au sein de votre outil.

  En effet, si dans votre audience vous indiquer à l'outil publicitaire par l’intermédiaire d’Hubspot que vous êtes prêt à dépenser plus sur un contact MQL qu’un simple lead, alors cela permet de gérer de manière très pro active votre budget et de rendre votre publicité plus visible à ces contacts MQL (MQL=Prospects qualifiés pour des actions marketing).

• La gestion des propriétés et contacts marketings : Dans ce dernier volet, les différentes actions qui constituent cette partie représentent un véritable atout majeur pour les workflows, puisqu’elles permettent d’effectuer le réglage automatique des propriétés.

  Concrètement, vous pouvez dire à une propriété de se régler d’elle-même sur une valeur (ex: mon workflow doit remplir une propriété customisée “niveau d’intérêt pour notre société” est se régler sur la valeur “faible”. En sachant que j’ai déjà décidé en amont de mon workflow, les différents critères d’entrées).

  Dans la même veine que l’élément précédemment cité, vous pouvez aussi faire des copier/coller entre propriétés d’objets différents (Contacts => Entreprises / Contact => Transactions...) du moment que les deux propriétés possèdent exactement les mêmes valeurs. Toute erreur empêche la synchronisation dans l mise en place de cette action dans votre Workflow. Enfin, il est aussi possible de diminuer ou d’augmenter la valeur des propriétés.

  La toute dernière action que vous pouvez mettre en place, est celle de la gestion d’abonnement. Aujourd’hui, Hubspot est devenu plus accessible aux sociétés petites et moyennes en modifiant le coût des abonnements, notamment en segmentant par défaut le nombre de contacts marketing (payants) et le nombre de contacts standard (non payant).

  À savoir : Il existe différentes manières de gérer le statut d’abonnement en plus du traitement par Workflows, et ce, dès l’importation, lors de la création d’un pop-up ou d’un formulaire classique. Hubspot vous demandera de choisir si les leads arrivant par ces outils doivent être Marketing ou non.

  Tips du héros : Une bonne catégorisation est absolument essentielle pour éviter d’atteindre la limite fixée par votre contrat. Si vous ne faites pas attention et que vous dépassez la limite, une tranche de contact supplémentaire vous sera obligatoirement allouée et facturée par la plateforme lors du renouvellement du comptage (en fonction de votre contrat).

  Généralement cela arrive tous les 1er du mois. Soyez donc vigilant et prévoyez à l’avance les changements de statut de contacts pour toujours rester en dessous de cette limite. Cette recommandation s’adresse particulièrement aux sociétés ayant ou faisant beaucoup de générations de leads par mois, car la limite s’atteint souvent plus vite qu’on ne le pense.

Devis

Pré-requis : Avoir configuré sa bibliothèque de produits ou services dans Hubspot

Lorsqu’un deal/transaction arrive dans la phase devis/contrat à envoyer, vous allez sûre=ment vouloir éditer un devis afin de faire valider la contractualisation avec le prospect et ainsi le transformer (enfin) en client pour votre société. Encore une fois, le CRM Hubspot a pensé à tout en vous fournissant l’outil Devis. 

Ce dernier va vous aider pour conclure davantage de transactions en un temps record, puisque celui-ci est étroitement lié à votre entonnoir. En effet, lorsque vous créez une nouvelle transaction, vous avez la possibilité (si votre bibliothèque de produits a bien été configurée et remplie), d’associer des deals directement avec des produits de votre société en deux clics.

De ce fait, vous serez en mesure de gagner du temps lors de la mise en place d’un devis, car les informations transiteront automatiquement entre le deal en cours et son devis.

Afin de vous aider à créer et envoyer votre premier devis, voici un résumé des 7 étapes à suivre pour pouvoir le construire en moins de 5 minutes : 

• Étape 1 : Choix de la transaction à associer
• Étape 2 : Personnalisation du Devis
• Étape 3 : Vérification des informations du contact lié au deal sélectionné
• Étape 4 : Vérification des informations du propriétaire du deal
• Étape 5 : Sélection des produits/services du deal
• Étape 6 : Validation du choix des signataires du deal
• Étape 7 : Dernière vérification globale avant validation de création d’un devis

À savoir : Les templates de cet outil peuvent être personnalisables au niveau des blocs si et seulement si vous avez accès au gestionnaire de conception. Pensé pour apporter de la flexibilité pour les marketeurs, mais surtout permettant d’éditer du code pour les développeurs, celui-ci rassemble plusieurs modules dont le fameux “éditeur de module” pour réarranger les blocs de vos devis. Pour y avoir accès, il vous faudra posséder au minimum un abonnement Marketing Pro ou CMS pro ou supérieur.

Dans cette dernière partie du CRM, nous allons nous concentrer sur la partie stratégique de l’outil, pour que vous puissiez à votre tour, développer vos stratégies et atteindre vos objectifs, maintenant que vous avez acquis la partie opérationnelle du Hub Sales.

Diriger les équipes commerciales en fonction de la donnée

La bête noire de la plupart des directeurs ayant déjà eu une première expérience avec un autre logiciel comme Salesforce, Selssy CRM etc. se retrouvent souvent démunis quand il s’agit de vouloir piloter leurs efforts et optimiser les actions mises en place. La raison principale vient du fait que ces logiciels n’offrent pas d’analytiques, de tableaux de bord et rapports suffisamment accessibles et simples à mettre en place.

Heureusement, celui-ci intègre un certain nombre d’analyses que ce soit au niveau macro ou micro des actions de vente déployées comme des performances de vos commerciaux :

Analytics des ventes :

Vous y retrouverez principalement trois grandes familles de rapports :

Les rapports d’activités courants : Chronologie de l’activité des équipes/représentants, résultats des appels, des réunions, temps de réponse d’un lead, transactions créées, temps passé par phase de transaction…

Les prévisions et pipeline : Visibilité sur l’atteinte des objectifs de chacun, estimation de chiffre d’affaires potentiel dans le pipeline de vente, entonnoir de transactions, prévisions pondérées…

Les résultats :  chiffres d’affaires par source, raison de perte de transaction, vitesse de closing par transaction...

À savoir : Avant de valider votre rapport et de le ranger dans un tableau de bord, n’oubliez pas de moduler ces premiers résultats avec les filtres prescrits par Hubspot : pipeline concerné, commerciale ou équipe ou probabilité de phase de transaction concernée. Cela est indispensable pour obtenir un rapport ciblé et pertinent pour prendre les bonnes décisions.

Analytics du contenu des ventes :

Allant de pair avec les éléments vus ci-dessus, il va vous aider à optimiser vos différents contenus, qu’il s’agisse de vos modèles de courriels (standards ou automatisés), les documents traqués ou encore la performance de vos séquences de prospections. 

Concrètement, le taux d’envois, d’ouvertures, de clics et de réponses. Ainsi, vous pouvez optimiser ces derniers en tout temps pour accroître vos capacités de vente à chaque itération.

Analyse du chiffre d’affaires :

Tout nouvel outil d’analyse, celui-ci vous permet à partir de la propriété “montant des revenus récurrents” de vous donner de la visibilité sur les nouveaux revenus récurrents, les revenus récurrents existants ou perdus que vous avez cumulés à travers vos différents pipelines. Ce faisant, si vous êtes une société proposant des contrats échelonnés dans le temps ou d’abonnement, d’avoir une réelle visibilité sur les tendances mois après mois.

Tableaux de bord et rapports

Véritable fer de lance du CRM, ces deux outils seront vos alliés tout au long de l’année pour avoir une vision 360° de vos différents outils, équipes, évolutions de C.A et bien plus encore. La prise en main de ces outils peut souvent paraître compliquée de prime à bord, mais soyez rassuré, nous sommes là pour vous guider avec ces quelques renseignements, recommandations et conseils.

Vous avez la possibilité de créer des tableaux de bord et rapports entièrement customisés selon vos besoins, soit de prendre tout ou partie de ces derniers préconstruits par Hubspot, si vous n’avez pas suffisamment de temps ou un besoin urgent d’analyse de certains KPI. En sachant que même si vous utilisez des tableaux de bord et rapports, la plupart sont modifiables et assez malléables, dans le cas où la data présentée ne serait pas tout à fait conforme à votre besoin.

Se concentrer sur les leads à fort potentiel

Vous n’avez pas envie de perdre du temps avec des leads à faible valeur et souhaiter vous concentrer sur ceux représentant des opportunités, et cela, de manière automatiser ? Dans ce cas, il vous faudra paramétrer certains éléments et propriétés dédiées dans HubSpot.

Tout d’abord, pensez à prendre un peu de temps avec vos équipes de commerciales et Marketing, pour définir ensemble les différentes propriétés, actions ou activités de vos leads vous permettant de les catégoriser/faire avancer dans vos phases de cycle de vie. N’oubliez pas également d’intégrer vos types d’interactions (tentative de contact, planification de réunion…) propre à votre société dans la propriété Statut du lead.

Nous vous invitons à vous pencher par la suite sur deux propriétés que nos clients utilisent au quotidiennement, les propriétés Lead Scoring et Buyer persona. Une fois ces propriétés paramétrées vous serez non seulement en mesure de détecter les leads chauds vs froids, mais également de pouvoir catégoriser et émettre une tendance sur la typologie de buyer persona la plus réceptive à vos produits, services, logiciels etc…

Au-delà de vous permettre par la suite de répliquer ses paramètres dans des workflows afin d’autonomiser le passage des différentes phases de cycle de vie, de notifier vos commerciaux lorsqu’un lead atteint un score définissant un intérêt très élevé pour votre société etc.

C’est surtout au niveau des rapports que vous pourrez constater une réelle différence. En effet, grâce à ce travail préparatoire, vous aurez désormais une vision extrêmement claire et pointue de ce qui se passe tous les jours dans votre CRM et serait à même d’en tirer des prévisions, tendances et par extension d’avoir une capacité de pilotage jamais égalé avec des analyses partielles à partir d’Excel.

Tips du héros : Outre un affinage de vos futures analyses et KPI, ce travail de paramétrage servira également à la segmentation de votre base de données et par conséquent vous donnant le pouvoir de mieux personnaliser vos futures communications.

Les intégrations pour davantage de productivité

Beaucoup d’organisations ont aujourd’hui un besoin accru de développer et d’enrichir un maximum leur base de données contacts comme entreprises, car c’est par ce biais d’enrichissement qu’elles sont en capacité de tirer pleinement partie de leur outil CRM. Aussi, plus vos commerciaux possèdent d’informations en amont de leur prise de contact avec une nouvelle société, meilleure sera l’approche, car ils auront déjà toutes les cartes en main.

Pour ce faire, voici quelques intégrations que nous vous recommandons vivement avec le CRM Hubspot :

• Zapier : Créer des Zaps afin de réaliser différentes actions ou trigger d’événements entre Hubspot et un autre outil tiers, afin de remplir certaines propriétés de vos fiches objets Hubspot ou toute autre action dans vos logiciels tiers. Attention cependant, car Zapier est un middleware procédural, ce qui implique que vous devrez paramétrer chacun de vos actions de A à Z.
• Automate.io (+200 apps connectables) : Ce logiciel vous permettra de synchroniser en bidirectionnel un certain nombre de logiciels avec votre plateforme Hubspot, N’hésitez pas à vous rendre sur leur site pour vérifier si vous retrouvez vos logiciels tiers dans leur catalogue.
• Make (+750 apps connectables) : Make est la première plateforme d'intégration conviviale pour tous les collaborateurs de votre organisation. Avec Integromate, vous pouvez déplacer les données entre les apps et automatisez bon nombre de workflows pour que vos équipes puissent se concentrer sur ce qui compte le plus.
  C’est aujourd’hui le logiciel ayant le plus gros catalogue d’applications connectables tout en étant extrêmement simple dans sa prise en main et utilisation au quotidien. Le gros point fort d’Integromate est que vous pouvez, dans le cas où votre logiciel n’est pas présent dans le catalogue, de pouvoir quand même le connecter via des modules Soap, Json, XML, HTTP.
• LinkedIn Sales Navigator (unidirectionnel actuellement) : Outil favori de vos commerciaux, Sales Navigator possède son intégration vous permettant via Workflows, d’envoyer de manière automatique des In mails, des demandes de connexion pour rejoindre votre réseau et offre également une interface LinkedIn directement dans chaque fiche contact que l’intégration aura trouvée sur LinkedIn
• What’s App Actions : Besoin d’automatiser l’envoi de message à vos prospects pour leur rappeler un futur rendez-vous ou événement dans un groupe What’s app donné, alors cette intégration va vous permettre de réaliser ce type d’action directement à l’aide de workflows Hubspot
• Kaspr : L'outil vous permet de trouver les emails et les numéros de téléphone de vos prospects en quelques secondes et de façon automatique. Consultez les profils LinkedIn de vos prospects et obtenez leurs coordonnées que vous pouvez automatiquement envoyer sur HubSpot. Cet outil de génération de leads vous fera gagner un temps considérable dans votre processus de vente et vous garantir des informations fiables et vérifiées en temps réel. Générez encore plus de Business avec l'automatisation Kaspr pour obtenir les coordonnées de centaines de prospects en quelques minutes !
• Aircall : Les appels téléphoniques restent le meilleur moyen d'interagir avec vos clients et prospects. Aircall change la donne avec sa solution téléphonique de nouvelle génération. En réunissant Aircall et HubSpot, cela facilite la gestion des flux d'appels pour les équipes de support et de vente. Enregistrez automatiquement tous les appels dans les Contacts, les Affaires et les Entreprises.
  Gardez une trace des enregistrements d'appels, des notes, des tags, et utilisez le click-to-dial et le Power Dialer d'Aircall pour maximiser l'efficacité. Identifiez tous les prospects entrants en utilisant la carte de visite d'Aircall, et affichez leur page de contact en 1 clic. Au sein de Hubspot, vous pouvez aussi créer une liste segmentée, basé sur différents triggers Aircall comme le message, titre du message, propriétaire du contact Aircall etc...
• TeamWork : Faites collaborer vos équipes de manière optimale. Connectez vos projets Teamwork à votre compte HubSpot et utilisez de manière plus créative le temps que vous passiez auparavant à passer d'une application à l'autre et à rechercher des ressources. Gagnez du temps en créant des projets, des tâches, des messages, des carnets, des événements et bien plus encore dans Teamwork sans quitter votre compte HubSpot. Vous pouvez même suivre le temps passé à travailler dans HubSpot et l'enregistrer dans Teamwork.

De nombreuses intégrations Hubspot et connecteurs existent et il ne tiendra qu’à vous de prendre un peu de temps pour découvrir lesquels seront à même de convenir pour faire grandir votre organisation.

L’œil de l’expert : Sachez que les intégrations ne sont pas toutes logées à la même enseigne. Pour certaines, il vous sera possible de faire communiquer des données en bidirectionnels, de ce fait, une fois la connexion paramétrée, vous n’aurez plus qu’à laisser le CRM et le logiciel tiers discuter ensemble. 

D’autres intégrations ne permettent qu’un transfert unidirectionnel, soit partant, soit arrivant sur Hubspot uniquement. Ce faisant, pensez à bien vérifier de quel type votre intégration fait partie avant de la prendre en main, surtout si celle-ci représente un coût supplémentaire (one shoot, mensuel ou annuel).

La deuxième dimension à prendre en compte, concerne votre niveau d’abonnement, comme celui de votre logiciel tiers. En effet, si vous ne possédez pas un niveau d’abonnement suffisant sur ces deux points, l’option d’installation sera automatiquement bloquée. Pensez donc à regarder ces différents éléments pour ne pas être pris de court si jamais vous devez rapidement effectuer la bascule ou le transitez de données entre votre plateforme Hubspot et vos logiciels.

La troisième dimension à faire attention, se situe au niveau des actions de workflow. Pour une même typologie d’intégration couvrant un même logiciel (ex : What’s App), toutes ne se valent pas et ne propose pas le même niveau ou nombre d’actions possibles à réaliser de manière automatiser via les workflows d’Hubspot.

Il faudra donc regarder dans la “Marketplace des applications” propre à Hubspot et faire un petit benchmark Intégration vs fonctionnalités proposées Vs type de coût, afin de répondre au mieux aux besoins et enjeux stratégiques de votre entreprise et équipe marketing & Sales.

Dernière Élément qu’il vous faut absolument savoir lorsque vous allez mettre en place certaine intégration, notamment en bidirectionnelle, ce joue au niveau du nouveau Hubs Operations. Depuis l’avènement de ce nouvel outil et surtout le rachat de PieSync en 2019, Hubspot propose désormais aux clients de ces plateformes de pouvoir synchroniser des champs de propriétés et quelques autres éléments comme les tâches entre Hubspot et un logiciel tiers, comme expliqué au-dessus de manière succincte.

Ce que nous n’avions pas évoqué précédemment, c’est que cette synchronisation concerne uniquement des propriétés par défaut (Nom, prénom, numéro de téléphone etc.). Or, si vous avez déjà créé des éléments/propriétés personnalisés dans vos logiciels tiers, vous serez dans l’obligation de prendre au minimum le Hub Opération Starter (46 €/mois) pour débloquer le mappage de champs personnalisés. (Important : ce système ne s’applique pas pour l’interconnexion avec Salesforce)